การจัดงานสัมมนาอบรม (Training & Seminar) เป็นหนึ่งในรูปแบบงานที่องค์กรนิยมใช้ในการพัฒนาบุคลากร สื่อสารกลยุทธ์ และสร้างการมีส่วนร่วมภายในบริษัท ไม่ว่าจะเป็นงานประชุมทีมเล็ก ๆ ไปจนถึงสัมมนาองค์กรขนาดใหญ่ การวางแผนและการเตรียมความพร้อมที่รอบด้าน คือหัวใจสำคัญที่ทำให้งานออกมาราบรื่นและน่าประทับใจ ซึ่งบทความนี้จะพาไปเห็นภาพรวมของการจัดงานสัมมนาอบรม ว่าต้องคิดอะไรบ้าง และควรเตรียมตัวอย่างไร

1. กำหนดวัตถุประสงค์ของการจัดงานสัมมนาอบรม

ก่อนเริ่มวางแผนจัดงานสัมมนาอบรมสิ่งแรกที่ควรพิจารณาอย่างแรกคือ จัดงานนี้ไปเพื่ออะไร? เพราะวัตถุประสงค์จะเป็นตัวกำหนดรูปแบบงานทั้งหมด เช่น การจัดอบรมทักษะใหม่ให้แก่พนักงานในบริษัท และ การจัดสัมมนาเพื่อเปิดตัวสินค้าใหม่ หรือ เปิดตัวโครงการใหม่

เมื่อคุณรู้เป้าหมายชัดเจน จะช่วยให้คุณเลือกสถานที่ กิจกรรมภายในงาน และรูปแบบเนื้อหาได้เหมาะสมกับผู้เข้าร่วมที่สุด

2. เลือกสถานที่ที่ตอบโจทย์รูปแบบงาน

สถานที่จัดงานสัมมนาอบรม เป็นองค์ประกอบที่มีผลต่อประสบการณ์ของผู้ร่วมงานอย่างมาก โดยปัจจัยที่ผู้จัดงานควรพิจารณาได้แก่

1. ทำเลของสถานที่เหมาะสม โดยผู้มาร่วมงานต้องเดินทางสะดวก มีที่จอดรถเพียงพอ หรือใกล้รถไฟฟ้า
2. ขนาดห้องเหมาะสมกับจำนวนผู้มาร่วมงาน ไม่แออัด ไม่กว้างเกิน
3. ระบบภาพ-เสียงครบ โปรเจกเตอร์ หรือ LED หน้าจอใหญ่ มีWi-Fi
4. บริการจัดเตรียมสถานที่ หรือมีเฟอร์นิเจอร์รองรับ โต๊ะประชุม เก้าอี้นั่งสบาย
5. อาหารและเครื่องดื่มที่ปลอดภัยได้มาตรฐาน มีเมนูอาหารและประเภทอาหารให้เลือกครบครัน เช่น Coffee Break / Lunch Box / โต๊ะจีน
6. ทีมงานคอยดูแล (On-site Team) ช่วยควบคุมและดูแลความเรียบร้อยของงานตั้งแต่เริ่มงานจนจบงาน

หากมีครบทั้ง 6 ปัจจัยจะช่วยลดปัญหาหน้างาน และทำให้ผู้จัดงานสบายใจขึ้นมาก

3. ออกแบบประสบการณ์ของผู้เข้าร่วม

งานสัมมนาที่ดีไม่ใช่แค่เนื้อหาดี แต่ต้องสร้างประสบการณ์ที่ผู้เข้าร่วมรู้สึกว่ามีส่วนร่วม เช่น จัดโซนกิจกรรม หรือ มุมถ่ายภาพสวยๆให้แขกผู้เข้าร่วมงานได้ร่วมเล่นกิจกรรม และตื่นตาตื่นใจกับรูปแบบการจัดกิจกรรมใหม่ๆ รวมถึงตอนท้ายงานอาจมีการแจกของที่ระลึก หรือ ของรางวัลเพื่อให้งานสัมมนาอบรมไม่น่าเบื่อ และช่วยให้ผู้เข้าร่วมจดจำสาระสำคัญได้มากขึ้น

4. อุปกรณ์และการสนับสนุนด้านภาพ-เสียงที่ช่วยให้งานราบรื่น

อุปกรณ์ภาพ-เสียงและระบบที่ใช้ในงานถือเป็นหัวใจสำคัญของการจัดสัมมนาอบรม โดยเฉพาะงานที่มีหลายช่วง (Sessions) หรือมีการถ่ายทอดสด (Live Streaming) การเตรียมอุปกรณ์ให้พร้อมจะช่วยให้วิทยากรนำเสนอได้อย่างราบรื่นและผู้เข้าร่วมได้รับประสบการณ์ที่ดีที่สุด

สิ่งที่ควรเตรียม ได้แก่
• เครื่องเสียง ไมโครโฟน ทั้งแบบตั้งโต๊ะและไมค์ลอย
• โปรเจกเตอร์หรือ LED Screen สำหรับการนำเสนอ
• สัญญาณอินเทอร์เน็ตที่เสถียร สำหรับวิทยากรและผู้เข้าร่วม
• ระบบลงทะเบียนแบบ QR Code เพื่อลดเวลารอคิว
• ไฟเวที (Lighting) เพื่อให้ภาพรวมหน้าห้องสวยงามและโฟกัสวิทยากรได้ชัดเจน
• บริการบันทึกภาพหรือวิดีโอ หากต้องการนำไปใช้ต่อหลังจบงาน

นอกจากนี้ ควรมีทีมงานภาพ-เสียงประจำหน้างาน คอยดูแลตลอดกิจกรรม เพื่อช่วยแก้ไขสถานการณ์ต่าง ๆ เช่น ไมค์มีปัญหา สไลด์ไม่แสดง หรือสัญญาณอินเทอร์เน็ตขัดข้อง ซึ่งจะช่วยให้งานสัมมนาอบรมดำเนินไปอย่างต่อเนื่องและเป็นมืออาชีพ

5. อาหารและเครื่องดื่มที่ได้มาตรฐานและเพียงพอสำหรับผู้เข้าร่วมงาน

ในงานสัมมนาอบรม อาหารและเครื่องดื่มคือหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญที่ช่วยสร้างความประทับใจให้กับผู้เข้าร่วม การเลือกบริการจัดเลี้ยงที่ได้มาตรฐานจึงมีผลอย่างมาก ทั้งด้านคุณภาพ ความสะอาด ความเพียงพอ และการนำเสนอที่เหมาะสมกับภาพลักษณ์ของงาน

สิ่งที่ควรพิจารณา ได้แก่:
• ปริมาณอาหารต้องเพียงพอ รองรับจำนวนผู้เข้าร่วมงานได้ครบถ้วน ไม่มีขาดหรือไม่พอเสิร์ฟ
• คุณภาพและความปลอดภัยของอาหาร ต้องไม่เสียง่าย และจัดเตรียมภายใต้มาตรฐานสุขอนามัยที่ดี
• เมนูอาหารหลากหลาย เช่น Coffee Break, อาหารว่าง, อาหารกล่อง, บุฟเฟ่ต์ หรือมุมเครื่องดื่ม เพื่อรองรับความต้องการที่แตกต่างกัน
• การนำเสนออาหารที่สวยงามน่าถ่ายภาพ ทั้งบูธจัดเลี้ยง มุมเครื่องดื่ม หรือการตกแต่งจานอาหาร ช่วยเพิ่มความประทับใจและสร้างภาพลักษณ์มืออาชีพให้กับงาน
• เสิร์ฟตรงเวลา เพื่อให้ Flow การจัดงานเป็นไปอย่างต่อเนื่องโดยไม่สะดุด

เมื่ออาหารและเครื่องดื่มมีมาตรฐานและเตรียมพร้อมอย่างดี ผู้เข้าร่วมงานจะรู้สึกดี มีพลัง และสนใจเนื้อหาในงานมากขึ้น ช่วยให้งานสัมมนาราบรื่นอย่างแท้จริง

6. ทีมงานประสานงานที่ช่วยให้งานเป็นไปอย่างราบรื่น

เบื้องหลังงานสัมมนาอบรมที่ประสบความสำเร็จ มักเกิดจากการทำงานของทีมประสานงานที่มีความชำนาญและใส่ใจในรายละเอียด ตั้งแต่ขั้นตอนการเตรียมงานไปจนถึงตอนปิดงาน ทีมงานที่พร้อมและเข้าใจจะช่วยลดความกังวลของผู้จัดงานและทำให้งานดำเนินไปอย่างเป็นระบบโดยทั่วไป งานสัมมนาควรมีทีมงานในบทบาทต่าง ๆ ดังนี้:

• ทีมต้อนรับ (Welcome Team)
  ทำหน้าที่เป็นด่านแรกในการต้อนรับและสร้างความประทับใจให้ผู้เข้าร่วม ช่วยให้การไหลเข้าของผู้ร่วมงานเป็นไปอย่างเรียบร้อย เป็นกันเอง และเป็นมืออาชีพ
• ทีมลงทะเบียน (Registration Team)
  ดูแลระบบเช็คอิน ตรวจสอบรายชื่อ แจกเอกสาร และช่วยแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า เช่น ผู้เข้าร่วมลืม QR Code หรือมีรายชื่อซ้ำ เพื่อให้ทุกคนเริ่มงานได้ตรงเวลา
• ทีมดูแลภาพ-เสียงและอุปกรณ์ (AV/Technical Support Team)
  คอยดูแลไมโครโฟน ภาพ-เสียง ระบบนำเสนอ และเตรียมความพร้อมบนเวที รวมถึงแก้ไขปัญหาได้ทันทีหากมีเหตุขัดข้อง เช่น ไมค์ไม่ดัง หรือสไลด์ไม่ขึ้น
• ทีมประสานงานภายในห้องประชุม (Room/Operation Team)
  จัดเก้าอี้ โต๊ะ ปรับแสงไฟ ดูแลการเปลี่ยน Session รวมถึงบริหารเวลาให้ตรงตามกำหนดการ เพื่อให้ Flow ของงานไม่สะดุด
• ทีมจัดเลี้ยง (Catering Service Team)
  ควบคุมรอบเสิร์ฟอาหารและเครื่องดื่ม จัดเตรียม Coffee Break ให้ตรงเวลา และตรวจสอบว่าปริมาณอาหารเพียงพอ รวมทั้งปรับแต่งมุมจัดเลี้ยงให้ดูสวยงามและรองรับผู้ร่วมงานได้อย่างทั่วถึง

การมีทีมงานครบองค์ประกอบในที่เดียวช่วยให้ผู้จัดงานสามารถโฟกัสกับเนื้อหาและภาพรวมของงานได้เต็มที่ ไม่ต้องคอยวิ่งแก้ปัญหาจุกจิกระหว่างวัน และยังทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกว่าทุกขั้นตอนถูกดูแลอย่างมืออาชีพ

7. ประเมินผลหลังจบงาน (Post-Evaluation)

อย่าลืมสรุปผลเพื่อพัฒนางานครั้งต่อไป เช่น:
• ความพึงพอใจของผู้เข้าร่วม
• ความชัดเจนของเนื้อหา
• ความสะดวกของสถานที่
• อาหารและบริการ
• สิ่งที่ควรปรับปรุงต่อไป

ข้อมูลนี้จะช่วยให้งานสัมมนาอบรมครั้งต่อไปดีขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การจัดงานสัมมนาอบรม ไม่ใช่แค่ตั้งโต๊ะ เปิดโปรเจกเตอร์ แล้วเริ่มอบรม แต่ต้องผ่านการวางแผนหลายขั้นตอน ตั้งแต่กำหนดวัตถุประสงค์ เลือกสถานที่ ออกแบบประสบการณ์ ไปจนถึงระบบเทคนิคและอาหารเครื่องดื่ม ทุกองค์ประกอบล้วนส่งผลต่อความสำเร็จของงาน

หากเลือกสถานที่ที่พร้อมในทุกด้าน เช่น ห้องสัมมนาที่มีระบบภาพ-เสียงครบ ทีมงานมืออาชีพ และบริการจัดเลี้ยงในที่เดียว จะช่วยให้งานของคุณมีภาพลักษณ์มืออาชีพ น่าประทับใจ และตอบโจทย์ผู้เข้าร่วมมากที่สุด

ติดต่อเรา
บริษัท อิมแพ็ค เอ็กซิบิชั่น แมเนจเม้นท์ จำกัด
ชั้น 10 อาคารบางกอกแลนด์
เลขที่ 47/569-576 หมู่ที่ 3 ถนนป๊อปปูล่า 3
ตำบลบ้านใหม่ อำเภอปากเกร็ด จังหวัดนนทบุรี 11120
โทร: 0 2833 5252
อีเมล: 该邮件地址已受到反垃圾邮件插件保护。要显示它需要在浏览器中启用 JavaScript。
รายละเอียดเพิ่มเติม: https://linktr.ee/salesatimpact
แจ้งข้อมูลเพื่อให้ฝ่ายขายติดต่อกลับ >>คลิก<<