การเป็นเจ้าภาพจัดปาร์ตี้ ไม่ว่าจะเป็นงานวันเกิดสุดอบอุ่น งานเลี้ยงบริษัทประจำปี หรือปาร์ตี้ฉลองความสำเร็จครั้งใหญ่ หลายคนมักจะกังวลว่าจะเริ่มตรงไหนดีจนกลายเป็นความเครียด แทนที่จะได้สนุกไปกับมัน ยิ่งจำนวนแขกเยอะ ดีเทลในงานแยะ ก็ยิ่งเพิ่มคามกังวลให้กับเจ้าภาพจัดงานเป็นทวีคูณ ทั้งนี้ทั้งนั้น จัดงานปาร์ตี้ให้สนุก ผู้จัดก็ต้องเอนจอย งานปาร์ตี้ถึงจะเต็มไปด้วยสีสันแห่งความสุข

อิมแพ็ค ขอรวบรวมประสบการณ์การจัดปาร์ตี้นับหมื่นงานมากว่า 25 ปี กลั่นกรองออกมาเป็น 10 ขั้นตอนเตรียมงานปาร์ตี้แบบมือโปร ที่จะเปลี่ยนมือใหม่ให้กลายเป็น Host ที่ยอดเยี่ยม

Step 1: วัตถุประสงค์ของงานปาร์ตี้ต้องชัด

ถามตัวเองก่อนว่างานนี้จัดขึ้นเพื่ออะไร เพื่อกระชับความสัมพันธ์พนักงานแบบ Team Building, เพื่อฉลองวันเกิด หรือเพื่อเปิดตัวสินค้า วัตถุประสงค์ที่ชัดเจนจะช่วยให้ตัดสินใจเรื่องอื่นๆ ได้ง่ายขึ้น

Step 2: กำหนดงบประมาณ

งบประมาณ คือตัวกำหนดขอบเขตของทุกอย่าง ผู้จัดงานควรแบ่งสัดส่วนให้ชัดเจน ทั้งค่าสถานที่ อาหาร ความบันเทิง และอย่าลืมสำรองงบเผื่อฉุกเฉินไว้สัก 10%

Step 3: เลือกธีมงาน

ธีมงาน คือสีสันที่ทำให้งานปาร์ตี้นั้นๆ น่าจดจำ ไม่ว่าจะเป็นธีมย้อนยุค 90s, กาล่าสุดหรู หรือธีมสีตาม Branding CI ของบริษัท ธีมงานที่ดียังช่วยให้แขกตัดสินใจเลือกชุดได้ง่ายขึ้น และยังส่งไปถึงการคิดกิจกรรมต่างๆ ภายในงานได้ง่ายขึ้นเมื่อมีธีมให้เกาะ

Step 4: เลือกสถานที่

สถานที่ต้องตอบโจทย์ทั้ง "จำนวนคน" และ "ความสะดวกในการเดินทาง" หากเป็นงานปาร์ตี้บริษัท ควรเลือกที่ที่มีที่จอดรถเพียงพอ และมีอุปกรณ์เทคนิคครบครันเพื่อรองรับ Entertainment แบบจัดเต็ม ที่สำคัญ ผู้จัดงานควรเลือกสถานที่จัดงานเป็นสิ่งแรก เพื่อเซทวัน เวลา และงบประมาณคร่าวๆ ได้ก่อน

Step 5: จัดเต็มเรื่องอาหาร

หัวใจของงานปาร์ตี้คืออาหาร จะเป็นบุฟเฟต์นานาชาติ ค็อกเทลเก๋ๆ หรือโต๊ะจีน และอย่าลืมเช็คเรื่องข้อจำกัดด้านอาหารของแขก (เช่น แพ้อาหาร หรือมังสวิรัติ) เพื่อความใส่ใจในระดับมืออาชีพ

Step 6: ความบันเทิง

งานจะกร่อย หรือสนุกสุดมันส์ ก็ขึ้นอยู่ที่กิจกรรม ไม่ว่าจะเป็นวงดนตรีสด DJ เปิดแผ่น หรือเกมสนุกๆ บนเวที ต้องเลือกให้เข้ากับรสนิยมของแขกส่วนใหญ่ในงาน

Step 7: การตกแต่ง

เนรมิตบรรยากาศให้ตรงตามธีมงานด้วยแสง สี เสียง และพร็อพถ่ายรูป มุม Photo Booth คือสิ่งสำคัญในยุคโซเชียล เพราะแขกจะได้มีรูปสวยๆ ไปโพสต์สร้างความจดจำให้กับงาน

Step 8: รายชื่อแขก

ลิสต์รายชื่อ และส่งคำเชิญล่วงหน้าอย่างน้อย 2-4 สัปดาห์ เพื่อเช็คจำนวนผู้เข้าร่วมที่แน่นอน ซึ่งจะส่งผลโดยตรงต่อการสั่งอาหาร และจัดผังที่นั่ง โดยเฉพาะการจัดโต๊ะกลม และ Long Table ที่จะต้องกำหนดจำนวนคนให้ชัดเจน

Step 9: วาง Timeline วันงาน

ทำรันคิวที่เรียกว่า Sequence โดยละเอียด ตั้งแต่ช่วง Set up เวลาเริ่มงาน ไปจนถึงช่วงกล่าวเปิด และจบงาน Timeline ที่แม่นยำจะช่วยให้ทุกฝ่ายทำงานสอดประสานกันได้ไร้รอยต่อ

Step 10: After Party

หลังจบงานหลัก อาจมีช่วง After Party สำหรับสายตื่นตัว และอย่าลืมเก็บ Feedback หรือขอบคุณแขกที่มาร่วมงานเพื่อรักษาความสัมพันธ์อันดีในระยะยาว

เหนื่อยน้อยลง สนุกมากขึ้น
ให้ "อิมแพ็ค เมืองทองธานี" ดูแลงานปาร์ตี้แทนคุณ

ถ้าอ่าน 10 ขั้นตอนนี้แล้วยังรู้สึกว่าการวางแผนจัดปาร์ตี้ด้วยตัวเองนั้นยังยากไป หรือไม่มีเวลาเตรียมงานเอง อิมแพ็คฯ พร้อมเป็นพาร์ทเนอร์ให้เจ้าภาพงานปาร์ตี้อย่างคุณ ได้มีงานปาร์ตี้ตรง Ref. แบบไม่ต้องเหนื่อย เพราะที่อิมแพ็คฯ เราคือผู้เชี่ยวชาญด้านการเนรมิตปาร์ตี้ทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นปาร์ตี้ส่วนตัวขนาดกะทัดรัด หรืองานเลี้ยงบริษัทสุดอลังการระดับพันคน ลืมขั้นตอนที่ยุ่งยากไปได้เลย เพราะทีมงานมืออาชีพของอิมแพ็ค เป็นทีมที่ดูแลงานปาร์ตี้โดยเฉพาะ และพร้อม Support คุณตั้งแต่เริ่มต้น จนจบงาน สิ่งที่เหลือทิ้งไว้ จะมีแต่ความทรงจำ และความสุขให้กับคุณ และแขกคนสำคัญ

• ช่วยวางแผนและให้คำปรึกษา ตั้งแต่ก้าวแรกของการตั้งวัตถุประสงค์และธีมงาน
• สถานที่จัดงานหลากหลาย มีห้องจัดเลี้ยงหลายสไตล์ หลายขนาด ตอบโจทย์ทุกความต้องการ
• Catering มาตรฐานโลก มั่นใจด้วยมาตรฐานความปลอดภัยอาหาร ISO 22000
• บริการแบบ One-Stop Service ดูแลให้ครบจบในที่เดียวจนงานเลิก

เปลี่ยนความกังวลให้เป็นความประทับใจ ให้ปาร์ตี้ครั้งหน้าของคุณเป็นหน้าที่ของอิมแพ็ค ติดต่อสอบถามรายละเอียดการจัดงานได้โดยตรงที่เบอร์ 02 833 5252 หรือเข้าชมสถานที่ผ่านทางเว็บไซต์ www.impact.co.th/th/organizers/function-rooms